Nội quy quản ý, sử dụng Thư điện tử

Thông báo

Nội quy quản ý, sử dụng Thư điện tử

UBND TỈNH BÌNH THUẬN

BAN DÂN TỘC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:  189 /QĐ-BDT

Bình Thuận, ngày 11 tháng 4  năm 2012

                       

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Nội quy quản lý, sử dụng thư điện tử

trong hoạt động của cơ quan Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận



 

 

 


TRƯỞNG BAN DÂN TỘC TỈNH BÌNH THUẬN

 

Căn cứ Quyết định số 09/2011/QĐ-UBND ngày 18 tháng 5 năm 2011 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, biên chế công tác của Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 934/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Thuận;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận,

 

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Nội quy quản lý, sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày .

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng chuyên môn, Giám đốc Trung tâm dịch vụ miền núi và công chức, viên chức Ban Dân tộc căn cứ Quyết định thi hành./.

 

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Sở TT & TT;

- Lãnh đạo Ban;

- Lưu VT,TC,An10b

 

TRƯỞNG BAN

 

 

 

 

Mai Sên

UBND TỈNH BÌNH THUẬN

BAN DÂN TỘC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NỘI QUY

quản lý, sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan

Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận

(Ban hành kèm theo Quyết định số 189/QĐ-BDT ngày 11/4/2012

của Trưởng Ban Dân tộc)



 

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Vị trí, chức năng Hệ thống thư điện tử của cơ quan Ban Dân tộc Bình Thuận

a) Hệ thống thư điện tử của cơ quan Ban Dân tộc Bình Thuận có địa chỉ: http://mail.bdt.binhthuan.gov.vn; là thành phần trong hệ thống thông tin của UBND tỉnh được sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học, phục vụ cho công vụ và các việc có liên quan đến công vụ.

b) Công chức, viên chức có thể đăng ký hộp thư cá nhân trong Hệ thống thư điện tử để sử dụng và chấp hành theo Nội quy và các quy định khác có liên quan.

2. Tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử

- Văn phòng Ban là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức, vận hành, hướng dẫn khai thác sử dụng và duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử và trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử.

- Tổ chức và hoạt động của Hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các yêu cầu về chức năng sử dụng, tính năng kỹ thuật và an toàn bảo mật đáp ứng các yêu cầu của Luật công nghệ thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Phạm vi áp dụng

Nội quy này được áp dụng đối với tất cả các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ban Dân tộc và các cá nhân có liên quan đến sử dụng Hệ thống thư điện tử.

II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

1. Thành phần, quy mô của Hệ thống thư điện tử

- Hệ thống thư điện tử là thành phần của Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, bao gồm: Máy chủ, thiết bị mạng được cài đặt phần mềm dịch vụ thư điện tử, thiết bị lưu trữ các hộp thư điện tử kết nối với các cơ quan, đơn vị thông qua mạng Internet.

- Hệ thống thư điện tử được gắn kết với hạ tầng kỹ thuật của chính quyền điện tử tỉnh Bình Thuận, đảm bảo tương thích về công nghệ.

2. Định dạng địa chỉ Hộp thư điện tử

- Địa chỉ Hộp thư điện tử của cơ quan Ban Dân tộc có định dạng: bdt@binhthuan.gov.vn.

- Địa chỉ hộp thư điện tử của cá nhân có định dạng: Tên cơ quan (tencoquan), tên cá nhân (tencanhan) tencanhan@tencoquan.binhthuan.gov.vn được đặt theo nguyên tắc thống nhất như sau:

<tên> + <chữ cái đầu của họ> + <chữ cái đầu của tên lót>.<phần mở rộng>

Ví dụ người dùng có tên : Võ Thị Thu An thì sẽ có hộp thư như sau:

                anvtt@bdt.binhthuan.gov.vn

(Phần mở rộng do cá nhân trực tiếp thỏa thuận với cán bộ phụ trách CNTT ở cơ quan, không được đặt quá 6 ký tự, không được chứa ký tự số, không sử dụng tên cơ quan).

3. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử

Mọi thông tin về cơ quan, cá nhân khi đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh (gọi là danh bạ điện tử của tỉnh).

4. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử

Việc cung cấp và quản lý hộp thư điện tử được áp dụng cho các công chức, viên chức đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc, luân chuyển hoặc ngừng công tác trong cơ quan được quy định như sau:

- Đối với công chức, viên chức đương nhiệm: Cán bộ phụ trách CNTT cơ quan có trách nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị trực thuộc.

- Đối với trường hợp tuyển dụng mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng, Thủ trưởng cơ quan yêu cầu cán bộ phụ trách CNTT tạo lập hộp thư điện tử cho người mới được tuyển dụng.

- Đối với trường hợp công chức, viên chức chuyển công tác đến cơ quan khác trong tỉnh hoặc nghỉ việc: Thủ trưởng cơ quan yêu cầu cán bộ phụ trách CNTT hủy bỏ hộp thư điện tử của công chức, viên chức đã chuyển công tác hoặc nghỉ việc.

III. SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

1. Các loại văn bản trao đổi qua Hệ thống thư điện tử

- Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản hành chính (trừ văn bản mật và các loại văn bản thuộc loại không được công bố rộng rãi).

- Khuyến khích gửi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh những loại văn bản: Lịch làm việc, thư mời, tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, dự thảo văn bản lấy ý kiến đóng góp, văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, những thông tin chỉ đạo, điều hành mà không phải gửi văn bản giấy.

2. Những loại thông tin được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan

Chỉ gửi những thông tin phục vụ cho công vụ và các việc có liên quan đến công vụ của các cơ quan, đơn vị mới được trao đổi qua Hộp thư điện tử. Không sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân.

3. Quy định sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản gửi kèm thư điện tử

Dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn bản gửi kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước như: .txt, .rtf, .pdf, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .pdp. Khi cần thiết có thể gửi tập đính kèm theo dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thư dang .com, .exe, .bat…)

4. Quy định về kiểm tra, trả lời thư điện tử

a) Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử

 - Đối với hộp thư điện tử cơ quan (hộp thư đại diện): Kiểm tra thư tối thiểu 2 lần trong ngày làm việc hành chính (vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều hàng ngày).

- Đối với hộp thư điện tử cá nhân: Công chức, viên chức thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử (tối thiểu 4 lần/ngày làm việc hành chính).

b) Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi.

IV. QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

1. Trách nhiệm của Văn phòng Ban

a) Quản lý hệ thống thư điện tử: Cán bộ phụ trách CNTT có nhiệm vụ quản lý Hệ thống thư điện tử cơ quan, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử, quản lý quyền truy cập của công chức, viên chức.

b) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho công chức, viên chức khai thác, sử dụng thư điện tử.

c) Kinh phí cho việc quản lý, duy trì hoạt động Hệ thống thư điện tử được dự toán chung vào kinh phí sự nghiệp hàng năm của cơ quan Ban Dân tộc.

2. Trách nhiệm của cá nhân tham gia và sử dụng  Hệ thống thư điện tử

- Cán bộ phụ trách CNTT tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan (hộp thư đại diện) và hộp thư điện tử cho từng công chức, viên chức.

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của công chức, viên chức trong công việc, xem đây là trách nhiệm, quyền hạn của công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT, thực hành tiết kiệm. Xem xét việc sử dụng thư điện tử công vụ của công chức, viên chức vào bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.

- Công chức, viên chức tham gia hệ thống Thư điện tử phải thực hiện các nội dung sau:

+ Thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu, tự quản lý mật khẩu hộp thư cá nhân, quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật.

+ Không truy cập trái phép hộp thư của người khác.

 + Không phát tán thông tin mang tính chất đồi trụy, phản động, đả kích và kích động tổ chức hay cá nhân.

+ Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử đã được cấp.

+ Trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử khi gặp sự cố, phải thông báo ngay cho cán bộ phụ trách CNTT để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

+ Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa hiệu quả của Hệ thống thư điện tử trong công việc.

+ Sử dụng hộp thư với tên miền “tencoquan.binhthuan.gov.vn” đã được cấp phát để trao đổi công việc trong cơ quan nhà nước.

+ Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn an ninh thông tin, không được có hành vi ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo mật hệ thống như phát tán virus, thư rác,…

3. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử cơ quan (hộp thư đại diện)

- Hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một (hoặc một số) người trong cơ quan quản lý.

- Thủ trưởng cơ quan (hoặc ngườiđược ủy quyền) có trách nhiệm:

 + Thay đổi mật khẩu mặc định, bảo vệ mật khẩu và các nội dung lưu trữ trong hộp thư điện tử cơ quan;

 + Theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử cơ quan theo quy định tại điểm a, khoản 1, điều 11 của Nội quy này.

- Thủ trưởng cơ quan quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua Hộp thư điện tử cơ quan và xem đó như mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan.

- Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cơ quan phải bàn giao việc quản lý và toàn bộ nội dung dữ liệu của Hộp thư điện tử cơ quan cho Thủ trưởng cơ quan kế nhiệm.

4. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác

- Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm:

 + Ban hành nội quy sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan trong phạm vi quản lý nhằm đẩy mạnh việc sử dụng thư điện tử công vụ.

 + Nhận thức đúng lợi ích của ứng dụng Hộp thư điện tử trong công việc, đẩy mạnh ứng dụng thư điện tử công vụ trong quản lý, điều hành.

 + Gương mẫu sử dụng thư điện tử công vụ trong công việc.

- Cán bộ phụ trách CNTT có trách nhiệm:

  + Quản trị tên miền được cấp;

  + Quản lý Hộp thư điện tử cơ quan, cá nhân (tạo mới, thay đổi, hủy bỏ,…); hướng dẫn cho công chức, viên chức sử dụng Hệ thống thư điện tử;

  + Báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông những vấn đề bất thường, sự cố trong quá trình sử dụng thư điện tử nhằm giúp hệ thống thư điện tử vận hành ổn định, thông suốt.

V. CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ THI ĐUA - KHEN THƯỞNG

1. Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử

- Định kỳ hàng năm, Văn phòng Ban tham mưu phối hợp với Phòng chuyên môn thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành kiểm tra, đánh giá công tác ứng dụng Hộp thư điện tử trong công việc.

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác sử dụng hộp thư điện tử của công chức, viên chức trong cơ quan và định kỳ báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử về Sở Thông tin và Truyền thông theo quy định.

2. Khen thưởng - kỷ luật

- Công chức, viên chức thực hiện ứng dụng tốt, có hiệu quả Hộp thư điện tử trong công việc sẽ được xem xét, khen thưởng theo quy định.

- Công chức, viên chức vi phạm các quy định của Nội quy này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Văn phòng Ban chủ trì phối hợp với lãnh đạo các phòng chuyên môn, Trung tâm DVMN và công chức, viên chức cơ quan có tham gia vào hệ thống thư điện tử, đồng thời có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện tốt Nội quy này.

2. Quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc sửa đổi, bổ sung thì phản hồi về Văn phóng Ban để tổng hợp trình Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định./.

 

 

TRƯỞNG BAN

 

 

 

 

 

       Mai Sên

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


PHỤ LỤC

DANH SÁCH EMAIL CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC BAN DÂN TỘC

 

 

Tài khoản người dùng

 

Họ và tên

Chức vụ

Email dự phòng

BAN DÂN TỘC

 

 

 

senm@bdt.binhthuan.gov.vn

Mai Sên

Trưởng Ban

senm@bdt.binhthuan.gov.vn

phuctn@bdt.binhthuan.gov.vn

Trương Ngọc Phúc

Phó Trưởng Ban

phuctn@bdt.binhthuan.gov.vn

remk@bdt.binhthuan.gov.vn

K'Rẻm

Phó Trưởng Ban

remk@bdt.binhthuan.gov.vn

hienttm@bdt.binhthuan.gov.vn

Thanh Thị Minh Hiền

Chánh Văn phòng

hienttm@bdt.binhthuan.gov.vn

lehtk@bdt.binhthuan.gov.vn

Hồ Thị Kim Lệ

T. Phòng CSNV

lehtk@bdt.binhthuan.gov.vn

anvtt@bdt.binhthuan.gov.vn

Võ Thị Thu An

Phụ trách CNTT

anvtt@bdt.binhthuan.gov.vn

hoabtq@bdt.binhthuan.gov.vn

Bùi Thị Quỳnh Hoa

Tổng hợp - Văn thư

hoabtq@bdt.binhthuan.gov.vn

thuyptt@bdt.binhthuan.gov.vn

Phạm Thị Thanh Thủy

Chuyên viên

thuyptt@bdt.binhthuan.gov.vn

thutt@bdt.binhthuan.gov.vn

Trần Thị Thu

Kế toán

thutt@bdt.binhthuan.gov.vn

manhpd@bdt.binhthuan.gov.vn

Phạm Đức Mạnh

Phó phòng CSNV

manhpd@bdt.binhthuan.gov.vn

bichntn@bdt.binhthuan.gov.vn

Nguyễn Thị Ngọc Bích

Phó phòng T. truyền

bichntn@bdt.binhthuan.gov.vn

tuyetmta@bdt.binhthuan.gov.vn

Mai Thị Ánh Tuyết

Chuyên viên

tuyetmta@bdt.binhthuan.gov.vn

hoamd@bdt.binhthuan.gov.vn

Mai Đắc Hòa

Chuyên viên

hoamd@bdt.binhthuan.gov.vn

lanlk@bdt.binhthuan.gov.vn

Lỷ Khì Lằn

Chuyên viên

lanlk@bdt.binhthuan.gov.vn

kienvd@bdt.binhthuan.gov.vn

Vũ Đăng Kiên

Phó Chánh Thanh tra

kienvd@bdt.binhthuan.gov.vn

nhungvt@bdt.binhthuan.gov.vn

Võ Thùy Nhung

Chuyên viên

nhungvt@bdt.binhthuan.gov.vn

liennt@bdt.binhthuan.gov.vn

Nguyễn Thị Liên

Chuyên viên

liennt@bdt.binhthuan.gov.vn

TRUNG TÂM DỊCH VỤ MN (Đơn vị trực thuộc)

 

 

phucth@bdt.binhthuan.gov.vn

Tạ Hữu Phúc

Giám đốc

phucth@bdt.binhthuan.gov.vn

dienvd@bdt.binhthuan.gov.vn

Vũ Đăng Diện

Phó Giám đốc

dienvd@bdt.binhthuan.gov.vn

giangcv@bdt.binhthuan.gov.vn

Cờ Văn Giảng

T. phòng dịch vụ ĐT

giangcv@bdt.binhthuan.gov.vn

trangnhq@bdt.binhthuan.gov.vn

Nguyễn Hòang Quỳnh Trang

Phó phòng hành chính

trangnhq@bdt.binhthuan.gov.vn

haitt@bdt.binhthuan.gov.vn

Tạ Thị Hải

Văn thư

haitt@bdt.binhthuan.gov.vn

lanhtn@bdt.binhthuan.gov.vn

Hoàng Thị Ngọc Lan

Kế toán

lanhtn@bdt.binhthuan.gov.vn

liendtm@bdt.binhthuan.gov.vn

Đinh Thị Mỹ Liên

Phụ trách kế toán

liendtm@bdt.binhthuan.gov.vn

 

 

 

 


 

 
 
 
 
 

 
 
 
 

Liên kết website

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Số lượt truy cập

0542463
 
 
 
 
Tin tức - Sự kiện - Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận

Bản quyền thuộc Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận

Thiết kế và phát triển bởi Unitech