Ảnh minh họa. Nguồn: D. Huyền.

    Theo đó, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thêm một số nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC như sau:

    1. Khi tiếp nhận hồ sơ TTHC: Phải kiểm tra danh tính số của cá nhân, tổ chức thông qua mã định danh của tổ chức, cá nhân. Đồng thời thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC: Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử của tổ chức, cá nhân đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin một cửa điện tử thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ TTHC điện tử cho tổ chức, cá nhân.

    Đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết TTHC hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật mà chưa có dữ liệu điện tử, cán bộ một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, CSDL. Ký số vào tài liệu đã được số hóa theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

    2. Trong quá trình giải quyết TTHC: phải kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà bộ phận một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, CSDL, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Kết quả giải quyết TTHC khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt phải trình cả bản giấy và bản điện tử để thực hiện ký số, phát hành theo quy định, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho tổ chức, cá nhân. Khi có kết quả giải quyết TTHC thành công: các hồ sơ, giấy tờ được số hóa trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC có giá trị và được sử dụng trong thực hiện các TTHC khác của cá nhân, tổ chức.

    3. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong CSDL quốc gia hoặc CSDL chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Đối với kết quả giải quyết TTHC điện tử sẽ được trả cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.

    4. Công tác lưu trữ điện tử: Thời hạn lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành. Hồ sơ giải quyết TTHC được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh./.

D. Huyền