Mục đích và yêu cầu của kế hoạch nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của người đứng đầu và toàn thể công chức, viên chức và người lao động trong việc lập hồ sơ công việc cá nhân; chấp hành tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong nhận thức, tư tưởng và hành động; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, bảo quản tài liệu có hệ thống, khoa học giúp công tác khai thác và sử dụng tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi.

    Nội dung kế hoạch cần xác định hồ sơ tài liệu khi thu thập đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh thất lạc; thành phần hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên thì nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Thủ tục nộp lưu hồ sơ bằng giấy và hồ sơ điện tử. Thời hạn nộp lưu 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản; và thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác. Ngoài ra, đối với trường hợp các phòng chuyên môn, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Trưởng Ban đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan.

Căn cứ Danh mục hồ sơ và các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các phòng chuyên môn, cá nhân có hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành lựa chọn, thống kê và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cá nhân được giao nhiệm vụ phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho phòng, Lưu trữ cơ quan theo quy định. Đồng thời, các phòng chuyên môn phối hợp với Lưu trữ cơ quan dọn dẹp, phân loại các tài liệu còn tộn đọng từ trước đến nay cho gọn gàng, sạch sẽ. Hàng năm kế toán Ban lập dự toán kinh phí công tác hoạt động văn thư, lưu trữ bảo đảm đáp ứng theo đúng quy định.

    Kế hoạch cũng giao cho Văn phòng Ban hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan./.

T.Trang